Não há nada pior para a administração de uma empresa do que um software que não corresponde às expectativas. E quando bate aquela insatisfação e as horas de trabalho já não são suficientes para solucionar os problemas, é hora de mudar de sistema. No entanto, trocar de software não é uma tarefa simples. Na área financeira, por exemplo, migrações malconcluídas e o não-cumprimento do calendário de benefícios e recolhimentos são apenas alguns dos tormentos que a empresa pode encarar nessa mudança.

“Trocar de sistema é algo que não dá para avaliar apenas pelo preço, afinal, o software é a ferramenta principal da instituição. O usuário deve, antes de tudo, conhecer a prestadora de serviço e colocar na balança a relação custo–benefício, observando todos os pontos favoráveis”, ensina Sandro de Oliveira, diretor comercial da Contmatic Phoenix (www.contmatic.com.br), empresa desenvolvedora de softwares administrativos, com mais de 13 mil clientes em sua carteira.

Na opinião de um especialista em sistemas para gestão de Recursos Humanos, “existem custos indiretos muito altos e, em caso de erro na escolha, nem sempre o aparentemente barato será o melhor”, acredita Manuel Rocha, diretor da Apdata (www.apdata.com.br).

De acordo com os executivos, o fim de ano é um dos períodos em que há maior procura para mudança de sistemas. “Nos meses de dezembro, janeiro e fevereiro, existe um acúmulo muito grande de obrigações (Dirf, Rais, 13º, férias e outros). Por essa razão, grande parte das empresas preferem começar o ano com uma solução que atenda a todas as necessidades e particularidades”, explica Rocha.

De acordo com o executivo da Apdata, outro ponto que deve ser observado com atenção na escolha é a flexibilidade do aplicativo. “É fundamental, caso contrário serão necessários constantes pedidos de customizações com prazos e custos não previstos, além da utilização de outros recursos, como o Excel, para complementar suas necessidades, aumentando em muito a burocracia e os custos para área de Recursos Humanos”, emenda.

O Global Antares, o software da Apdata, foi desenvolvido para não sobrecarregar as máquinas dos colaboradores, porque armazena todas as informações em um banco de dados próprio, que pode ficar na empresa ou ser terceirizado. O sistema também oferece cálculos personalizados, de acordo com as necessidades da empresa, com elaboração de relatórios e regras próprias.

Na visão de Oliveira, da Contmatic, o suporte é outro item que deve ser analisado. “É o suporte técnico que irá sanar as dúvidas do cliente. Atualmente, atender com eficiência e oferecer benefícios atrelados aos produtos e serviços pode ser um diferencial no mercado. Os clientes estão em busca da satisfação de suas necessidades e dispostos a pagar mais por um serviço de qualidade”, avalia.

Por isso, a empresa conta com técnicos especializados para esclarecer tanto as dúvidas de operação dos sistemas, como as pertinentes às rotinas contábeis. Possui um call center, com quase cem profissionais e ainda um serviço batizado de Suporte Interativo. “Por meio dele, solucionamos o problema remotamente, ou seja, se existir algum erro de configuração, mapeamento de rede ou transferência de arquivos é possível resolvê-lo sem a necessidade de ir até o local”, explica.